悪い例でわかる就活メールの書き方・送り方のマナー

こんにちは、デキルニンです。ビジネスメールってやったことないし、よくわからない!ってご相談を頂きます。初めての事なのでわからないのは当たり前です。簡単な方法は、メールのマナーだけ注意して、文面はよくあるテンプレートをコピー&ペーストでも問題ないと思います。今回は悪い例を題材にメール文面を作ってみたいと思います。

このメールでなにか気付くところありますか?

悪い例:内定辞退のお詫び
送信時間:深夜2時
宛先:aaa@○○○○inc.jp
宛先:bbb@○○○○inc.jp
宛先:ccc@○○○○inc.jp
件名:内定辞退のお詫び
文面:
AAA様

こんにちは、デキルニン 太郎です。
先日は面接でお話に合ったWebサイトを見てみました。とても勉強になりました。また教えてください。
さて、御社より内定をもらいましたが、○○○○○の事情により、内定を辞退でお願いします。m(_ _)m
内定を頂いた後に、御社でどのような仕事をしていくか、また、私が御社でどのような仕事に貢献ができるかと自分なりに考えた際に別の会社様とのご縁を感じ、他の会社に入社をする決意を固めました。せっかく内定を頂き、また見学・面接と何度もお時間を取っていただいたのに大変申し訳ない気持ちで、いっぱいです。メールでのご連絡となりますこと、申し訳ありませんでした。
御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。♡

—————————
デキルニン 太郎
〒111-1111
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話:11-1111-1111
携帯:111-1111-1111
Mail:lovelyangel-taro@dekirunin.com
—————————

いろいろツッコミはあると思います、さっそくメール内容を見直してみましょう。

①ビジネスメールの基本構成が使われていない

ビジネスメールには共通の型があります。
それぞれ埋めていけば、自然とビジネスメールを作ることが可能です。
意識して書くと間違いが減ります。

良い例:

  1. 宛先
  2. 件名
  3. 本文
    1. 宛名
    2. 挨拶
    3. 名乗り
    4. 内容
    5. 締め
  4. 署名

②宛先と宛名が合っていない

複数人への送信の場合は、メインの担当者をTo:に、その他の人をcc:に設定すると返信して欲しい担当者がわかりやすくなるため、良い配慮です。宛名も同様に記載してあげてください。ちなみに出来るだけ営業時間内に送信してあげると喜ばれます。

良い例:
○○○○○株式会社
○○○部 ○○○様
cc:○○○様 ○○○様

③件名に名前を書きましょう

件名に名前を書いておくと担当者の目につくため早く返信される傾向があります。
また返信する際は、RE:を残して送るとこのメールは「やり取り中」とわかるため便利です。

良い例:
件名:Re:内定辞退のお詫び デキルニン太郎

④名乗りは詳細を書きましょう

採用担当者はたくさんの就活生と面接を行っています。
どこのだれなのかを名乗る際は、詳細を書いてあげると、担当者はわかりやすくなります。

良い例:
増田大学 文学科のデキルニン 太郎です。

⑤要件を先に書く

一番伝えたい事は、メールの最初に書き、詳細を後から説明しましょう。
よくわからないメールは相手に伝わりません。

良い例:
大変恐縮ですが、内定を辞退させていただきたく、本日は連絡を差し上げました。

⑥敬語が正しくない

尊敬語・謙譲語・丁寧語はそれぞれ調べておきましょう。
わからなければ、テンプレートをコピー&ペースト!

悪い例:
○○○○○の事情により、内定を辞退でお願いします。

⑦装飾や絵文字は使わない

赤文字・太文字・絵文字・「!!」などはビジネスメールで、相手の反感を買うことになるため、使用を避けましょう。
HTMLメールだと装飾が多く出来るため、「テキストメール」を使用しましょう。

悪い例:
内定を辞退でお願いします。m(_ _)m

⑧段落・改行を使いわかりやすく

メール文面を1行にまとめると担当者は嫌がります。
句読点も使い、読みやすい文章を心がけましょう。

良い例:
内定を頂いた後に、御社でどのような仕事をしていくか、
また、私が御社でどのような仕事に貢献ができるかと自分なりに考えた際に
別の会社様とのご縁を感じ、他の会社に入社をする決意を固めました。
せっかく内定を頂き、また見学・面接と何度もお時間を取っていただいたのに大変申し訳ない気持ちです。

⑨内定辞退のメールだからと適当な内容で送らない

世間はとても狭いです。面接した企業が取引先になることも多くあるため、内定辞退だからと言って適当に返答すると、バッタリ鉢合わせになることもあります。丁寧にお断りしましょう。

悪い例:
御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。♡

⑩キラキラメールアドレスは使用しない

「ラブリーエンジェル太郎」という名のフリーメールアドレスからメールが来ると、イタズラかな?と思われ、相手にされません。大学のメールアドレスや、恥ずかしくないメールアドレスを使用しましょう。

悪い例:
Mail:lovelyangel-taro@dekirunin.com

⑪間違いメールはお詫びしましょう

「○○株式会社」など、テンプレートの内容そのままで送信するケースは多くあります。間違いは誰でもあります。しっかりお詫びの連絡を入れることが、相手の印象を悪くさせないためにも大切です。

○○株式会社
<担当部署>部<担当者名>様

⑫テンプレートに頼りすぎない、自分の言葉で書く

「このメールはテンプレートだな」と思う担当者は多くいます。
できるだけ自分の言葉で連絡してあげてください。これも印象のためです。

いままでの修正を反映した良い例を記載します。

良い例:内定辞退のお詫び

宛先:aaa@○○○○inc.jp
CC:bbb@○○○○inc.jp
CC:ccc@○○○○inc.jp
件名:内定辞退のお詫び デキルニン太郎
○○○○○株式会社
○○○部 ○○○様
cc:○○○様 ○○○様

増田大学 文学科のデキルニン 太郎です。
先日貴社より内定をいただきましたが、○○○○○事情により、
大変恐縮ですが、内定を辞退させていただきたく、本日は連絡を差し上げました。

内定を頂いた後に、御社でどのような仕事をしていくか、
また、私が御社でどのような仕事に貢献ができるかと自分なりに考えた際に
別の会社様とのご縁を感じ、他の会社に入社をする決意を固めました。
せっかく内定を頂き、また見学・面接と何度もお時間を取っていただいたのに大変申し訳ない気持ちです。

本来、直接お伺いしてお詫びするべきところ、メールでのご連絡となりますこと
重ねてお詫び申し上げます。

これまでの心配りに大変感謝しております。
最後になりましたが、御社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

今後、何かのご縁でご一緒する機会がありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。

—————————
デキルニン 太郎
増田大学文学科
〒111-1111
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話:11-1111-1111
携帯:111-1111-1111
Mail:taro@dekirunin.com
—————————

やっぱり難しいビジネスメール

就活のシーンだけでこれだけのメール例があります。
全部覚える必要はありません。そのシチュエーションで使えるテンプレートがあれば、コピー&ペーストしましょう。

どうしても文面が浮かばない、検索しても出てこない場合は、デキルニンに相談してください。就活アドバイザーが文面を添削いたします。

■シーン別メール例

  • 会社説明会の連絡のお礼
  • 会社説明会のお礼
  • OB・OG訪問の依頼
  • OB・OG訪問のお礼
  • OB・OGへの内定報告
  • OB・OGへの不採用報告
  • 会社訪問の依頼
  • 訪問後のお礼
  • 選考通過のお礼
  • インターンのお礼
  • 日程調整の返信
  • 日程変更のお願い
  • キャンセルの謝罪
  • 面接辞退のお詫び
  • 面接のお礼
  • 内定のお礼
  • 内定辞退のお詫び
  • お世話になった人への内定報告
  • お世話になった人への不採用報告

おススメのテンプレートは:wantedlyです。

The following two tabs change content below.

デキルニン

デキルニン仕事能力開発集団のマスコット、若者がポジティブに働ける社会を目指している。デキルニンの成分はデキストリン[(C6H10O5)n]と、あとは秘密。